Polityka prywatności Serwisu TutorPool

Dokładamy wszelkich starań, by przetwarzanie przez nas danych osobowych odbywało się z poszanowaniem prywatności osób, których te dane dotyczą oraz dbałością o bezpieczeństwo i poufność przetwarzania, zgodnie z opisaną tu Polityką prywatności.

§1. Kilka ważnych definicji

1. Administrator – administrator danych osobowych przetwarzanych w związku z korzystaniem z Serwisu, którym jest Tutore Poland Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Łodzi, przy ul. Piotrkowskiej 157A, 90-440 Łódź, NIP: 7272812193, wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS pod numerem 0000670834. Administrator posiada wyznaczonego Inspektora Ochrony Danych Osobowych, z którym kontakt jest możliwy pod adresem e-mail: mlokaj@mlkancelaria.com, lub pocztą tradycyjną na wskazany wyżej adres siedziby.
2. Dane osobowe/dane – informacje o osobie fizycznej, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby.
3. Pliki cookies/cookies – małe pliki tekstowe, które Serwis zapisuje na Urządzeniu Użytkownika w chwili, gdy ten z niego korzysta i które ułatwiają korzystanie z Serwisu.
4. RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, czyli ogólne rozporządzenie o ochronie danych.
5. Serwis/TutorPool – system tele-informatyczny udostępniany przez Administratora (zgodnie z Regulaminem Serwisu), służący do centralnego zarządzania bazą nauczycieli (Tutorów) przez spółki z Grupy Tutore lub ich partnerów biznesowych.
6. Spółki z Grupy Tutore – podmioty powiązane z Administratorem kapitałowo lub organizacyjnie, w tym spółki zależne oraz inne podmioty, w których Administrator posiada udziały lub prawo współdecydowania o kierunkach działalności. Wszystkie spółki z Grupy Tutore działają zgodnie z zasadą wspólnej odpowiedzialności lub powierzenia przetwarzania danych, w zależności od charakteru operacji, oraz na podstawie stosownych umów zapewniających zgodność z art. 26 lub 28 RODO.
7. Systemy zewnętrzne – systemy teleinformatyczne wykorzystywane przez Administratora lub Spółki z Grupy Tutore, inne niż TutorPool.
8. Tutor – Użytkownik będący osobą fizyczną, która posiada lub tworzy profil w Serwisie w celu prowadzenia zajęć dydaktycznych, językowych lub szkoleniowych w ramach współpracy z Usługodawcą.
9. Umowa – umowa o świadczenie usług elektronicznych zawierana pomiędzy Administratorem a Użytkownikiem dotycząca korzystania z Serwisu na warunkach opisanych w Regulaminie.
10. Urządzenie – urządzenie elektroniczne, za pomocą którego Użytkownik uzyskuje dostęp do Serwisu, a w szczególności urządzenia mobilne takie jak smartfony lub tablety.
11. Użytkownik – każda osoba korzystająca z Serwisu, na warunkach określonych w Regulaminie Serwisu.

W treści tego dokumentu „ty” lub „twój” odnosi się do Użytkownika a „my”, „nasz” lub „nas” będą odnosić się łącznie do Administratora.

§2. Czy musisz podawać swoje dane?

Podanie danych osobowych przez Użytkownika jest dobrowolne, jednak niezbędne do świadczenia usług drogą elektroniczną przez Administratora w ramach Serwisu, a zatem niezbędne do tego, abyś mogła/mógł korzystać z Serwisu.

§3. Jakie dane osobowe zbieramy?

1. W zależności od celów opisanych w dalszej części Polityki, zbieramy następujące informacje na Twój temat:

a. Dane identyfikacyjne i dane konta w Serwisie

• imię i nazwisko
• płeć
• PESEL, NIP (jeśli dotyczy)
• pełny adres
• numer telefonu, adres e-mail
• wygenerowany ID
• hasło i inne dane uwierzytelniające

b. Dane związane z umową (poza Platformą, dot. umów B2B lub zlecenie) i rozliczeniami

• numer konta bankowego
• dane związane z zawartą umową
• stawka rozliczeniowa
• firma/pośrednik reprezentujący Tutora

c. Dane związane z preferencjami zawodowymi / profilem i kwalifikacjami Tutora

• biogram
• język ojczysty
• lista umiejętności i języków
• nazwa i poziom danej umiejętności
• preferowana forma nauczania
• dostępność
• ocena przyznana Tutorowi

d. Dane analityczne i techniczne

• informacje o Urządzeniu Użytkownika i jego systemie operacyjnym,
• adres IP oraz dane dotyczące logowania,
• dane o błędach i wydajności Serwisu.

e. Wizerunek Tutora

• Serwis nie wymaga ani nie uzyskuje dostępu do kamery Urządzenia w celach nagrywania materiałów wideo ani prowadzenia wideo komunikacji.
• Serwis może prosić o dostęp do aparatu fotograficznego i galerii zdjęć Urządzenia Tutora, wyłącznie w celu ustawienia lub zmiany zdjęcia profilowego w Serwisie.
• Serwis nie wykorzystuje danych o wizerunku do identyfikacji Użytkowników.

2. Wszystkie dane są przetwarzane zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych osobowych, w tym RODO, oraz wykorzystywane wyłącznie do celów opisanych niżej w § 4.

§4. W jakim celu przetwarzamy Twoje dane?

Twoje dane osobowe możemy przetwarzać w następujących celach:

1. Zawarcie i wykonanie umowy – umożliwienie korzystania z Platformy oraz świadczenia usług elektronicznych zgodnie z Regulaminem, w tym tworzenie i obsługa konta, logowanie, synchronizacja danych, przypisania do grup i weryfikacja profilu. Podstawą prawną przetwarzania jest niezbędność do wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
2. Kontakt i obsługa komunikacji – prowadzenie korespondencji z Użytkownikami, udzielanie odpowiedzi na zapytania, obsługa zgłoszeń technicznych i merytorycznych, informowanie o zmianach w Serwisie lub statusie profilu. Podstawą prawną przetwarzania jest niezbędność do wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) lub prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na zapewnieniu właściwej komunikacji z Użytkownikami (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
3. Publikacja profilu Tutora (wraz ze zdjęciem i biogramem) – umożliwienie prawidłowego świadczenia usług edukacyjnych i realizacji umowy zawartej między Tutorem a spółką z Grupy Tutore, w tym prezentacja profilu Tutora w Serwisie oraz udostępnienie go uprawnionym Operatorom lub Partnerom Biznesowym w celu przypisania do grup lub projektów. Podstawą prawną przetwarzania jest niezbędność do wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) oraz prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na zapewnieniu prawidłowej organizacji i zarządzania procesem dydaktycznym (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
4. Obsługa techniczna i bezpieczeństwo Serwisu – administrowanie systemami teleinformatycznymi Administratora, monitorowanie działania Serwisu, zapobieganie nadużyciom, zapewnienie bezpieczeństwa danych i ciągłości świadczenia usług, tworzenie kopii zapasowych i logów systemowych. Podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa i integralności systemu oraz ochronie danych Użytkowników (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
5. Analityka i rozwój Serwisu – prowadzenie analiz dotyczących sposobu korzystania z Platformy, tworzenie zestawień statystycznych, testowanie i optymalizacja funkcjonalności, dostosowanie interfejsu i treści do potrzeb użytkowników. Podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na analizie efektywności działania Serwisu oraz rozwoju i poprawie jakości świadczonych usług (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
6. Marketing i informowanie o nowych funkcjach – przesyłanie Użytkownikom informacji o nowych kursach, funkcjach lub ofertach edukacyjnych dostępnych w Serwisie, a także materiałów o charakterze informacyjnym lub promocyjnym dotyczącym usług Administratora lub Spółek z Grupy Tutore. Podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu komunikacji marketingowej (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Jeżeli przepisy prawa wymagają uzyskania zgody (np. dla komunikacji e-mailowej lub SMS), odrębnie uzyskamy od Ciebie tę zgodę.
7. Wypełnianie obowiązków prawnych – przetwarzanie danych w celu realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa, w szczególności z ustawy o rachunkowości, przepisów podatkowych oraz przepisów dotyczących świadczenia usług drogą elektroniczną. Podstawą prawną przetwarzania jest obowiązek prawny ciążący na Administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
8. Ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami – wykorzystanie danych w celu ochrony praw Administratora, w tym ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami związanych z korzystaniem z Serwisu lub realizacją umów. Podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na ochronie swoich praw i interesów prawnych (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

§5. Czy Twoje dane są bezpieczne?

1. Dbamy o bezpieczeństwo Twoich danych i stosujemy nowoczesne rozwiązania techniczne oraz organizacyjne, aby chronić je przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zmianą czy zniszczeniem. Systemy zabezpieczeń, które stosujemy, są dostosowane do rodzaju przetwarzanych danych i potencjalnych zagrożeń.

2. Korzystanie z usług elektronicznych, w tym świadczonych w ramach Serwisu, wiąże się z typowymi ryzykami związanymi z korzystaniem z Internetu – takimi jak złośliwe oprogramowanie (np. wirusy, ransomware, spyware, trojany, keyloggery), próby phishingu lub socjotechniki, przejęcia kont, czy przechwycenia danych przez osoby nieuprawnione. W celu ograniczenia ryzyka zalecamy:

1. korzystanie wyłącznie z aktualnego oprogramowania systemowego i aplikacyjnego, w tym regularne instalowanie poprawek bezpieczeństwa (aktualizacji),
2. stosowanie aktualnych programów antywirusowych i zapór sieciowych (firewall),
3. używanie silnych, unikalnych haseł oraz – o ile to możliwe – uwierzytelniania dwuskładnikowego (MFA/2FA),
4. niedzielenie się danymi logowania i nieprzekazywanie ich osobom trzecim,
5. zachowanie ostrożności przy otwieraniu wiadomości e-mail, załączników i linków, zwłaszcza pochodzących od nieznanych nadawców lub budzących wątpliwości,
6. korzystanie wyłącznie z zaufanych sieci i urządzeń (unikanie logowania z publicznych lub niezabezpieczonych sieci Wi-Fi),
7. wylogowywanie się po zakończeniu pracy oraz blokowanie urządzenia w przypadku jego opuszczenia,
8. monitorowanie aktywności konta i niezwłoczne zgłaszanie podejrzanych działań do Administratora.

3. Jeśli masz pytania dotyczące ochrony swoich danych w ramach Serwisu, skontaktuj się z nami – chętnie pomożemy.

§6. Kto jest odbiorcą Twoich danych?

1. Twoje dane osobowe mogą być przekazywane współpracującym z nami podmiotom, a także w realizacji innych zadań związanych z działalnością Administratora. Odbiorcami Twoich danych mogą być:

a. Dostawcy usług technologicznych:

• dostawcy usług hostingowych i usług chmurowych;
• dostawcy technologii wykorzystywanych w Serwisie lub Systemach zewnętrznych;
• firmy świadczące usługi marketingowe oraz komunikacyjne;
• dostawcy usług IT oraz podmioty techniczne wspierające utrzymanie i rozwój Serwisu.

b. Dostawcy usług wsparcia biznesowego:

• biuro księgowe, rachunkowe lub doradztwa podatkowego;
• kancelarie prawne świadczące usługi na rzecz Administratora;
• firmy świadczące usługi reklamowe, marketingowe, kurierskie lub pocztowe;
• inni podwykonawcy lub usługodawcy, jeśli realizacja ich usług wymaga dostępu do Twoich danych osobowych.

c. Spółki z Grupy Tutore:

2. Z każdym podmiotem, któremu powierzamy przetwarzanie Twoich danych, zawieramy odpowiednie umowy zapewniające ochronę danych zgodnie z wymogami RODO.

3. Twoje dane mogą być przekazywane organom publicznym (np. sądy, organy ścigania) na ich wyraźne żądanie, wyłącznie na podstawie obowiązujących przepisów prawa.

§7. Czy Twoje dane są przekazywane poza EOG?

W związku z wykorzystaniem technologii AI i usług chmurowych dostarczanych przez zewnętrznych partnerów, Twoje dane mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG), w tym również do Stanów Zjednoczonych. W takich przypadkach Administrator zapewnia odpowiedni poziom ochrony danych poprzez stosowanie mechanizmów zabezpieczających przewidzianych przez RODO. Możemy przekazywać Twoje dane osobowe do:

1. krajów, co do których Komisja Europejska wydała decyzje o adekwatności ochrony danych osobowych (link do decyzji) bez konieczności spełnienia dodatkowych wymogów;
2. innych krajów na podstawie Standardowych Klauzul Umownych z zastosowaniem dodatkowych zabezpieczeń (technicznych i prawnych) lub Wiążących Reguł Korporacyjnych lub na podstawie art. 49 ust. 1 lit. c RODO, jeśli przekazanie jest niezbędne do zawarcia lub wykonania umowy zawartej w interesie osoby, których dane dotyczą, między Administratorem a Użytkownikiem spoza EOG.

§8. Jak długo przetwarzamy Twoje dane?

1. Twoje dane osobowe są przetwarzane przez Administratora przez okres niezbędny do realizacji celów, w których dane są przetwarzane lub do czasu uwzględnienia sprzeciwu, jeśli podstawą przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora lub wycofania zgody, jeśli podstawą przetwarzania jest wyrażona zgoda (okres retencji danych).

2. Poniżej znajdziesz szczegółowe okresy retencji danych w zależności od celu ich przetwarzania:

3. Okres retencji danych może zostać przedłużony w przypadku, gdy przetwarzanie jest niezbędne do dochodzenia ewentualnych roszczeń i obrony praw przez okres przedawnienia roszczeń oraz na czas prowadzenia postępowań sądowych, administracyjnych lub egzekucyjnych, a po tym czasie jedynie w przypadku i w zakresie, w jakim będą wymagać tego przepisy obowiązującego prawa.

§9. Jakie prawa przysługują Ci w związku z przetwarzaniem danych?

1. Zgodnie z RODO przysługują Ci określone prawa dotyczące Twoich danych osobowych. Możesz w szczególności skorzystać z następujących uprawnień:

1. Prawo dostępu do danych – masz prawo otrzymać informacje, jakie dane o Tobie przetwarzamy, oraz uzyskać ich kopię;
2. Prawo do sprostowania danych – jeśli Twoje dane są nieaktualne, niekompletne lub niepoprawne, masz prawo żądać ich poprawienia;
3. Prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) – możesz zażądać usunięcia Twoich danych, gdy np. dane nie są już potrzebne do realizacji celów, dla których zostały zebrane, lub jeśli wycofasz zgodę, a Administrator nie posiada innej podstawy prawnej przetwarzania;
4. Prawo do ograniczenia przetwarzania danych – możesz żądać ograniczenia przetwarzania Twoich danych osobowych w określonych przypadkach wskazanych w art. 18 RODO (np. kwestionujesz poprawność danych lub sprzeciwiłeś się ich przetwarzaniu);
5. Prawo do przenoszenia danych – masz prawo żądać przekazania Ci lub innemu administratorowi wskazanych danych osobowych, które nam dostarczyłeś. Prawo to obejmuje wyłącznie dane, które sam nam przekazałeś lub które powstały w wyniku korzystania przez Ciebie z Serwisu, takie jak: imię, nazwisko, e-mail Użytkownika, podstawowe dane z konta Użytkownika.
6. Prawo do cofnięcia zgody – jeśli dane są przetwarzane na podstawie zgody, możesz ją wycofać w każdej chwili. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem działań podjętych wcześniej;
7. Prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania danych – możesz zgłosić sprzeciw wobec przetwarzania Twoich danych na potrzeby marketingu bezpośredniego, a także wobec innego przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie Administratora z uwagi na Twoją szczególną sytuację;
8. Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – jeśli uznasz, że przetwarzamy Twoje dane w sposób niezgodny z prawem, masz prawo złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych lub innego organu nadzorczego właściwego dla Twojego miejsca zamieszkania.

2. Szczegółowe informacje o zasadach realizacji tych praw znajdziesz w art. 15–21 RODO. Jeśli chcesz skorzystać z któregokolwiek z powyższych uprawnień lub masz pytania, skontaktuj się z nami.

§10. Czy w ramach Serwisu stosowane są pliki cookies?

1. W ramach Serwisu mogą być stosowane następujące kategorie plików cookies i podobnych technologii:

1. niezbędne (techniczne) – wymagane do prawidłowego działania Serwisu, w szczególności do uwierzytelnienia Użytkownika, utrzymania sesji po zalogowaniu, zapamiętania wyboru wersji językowej, konfiguracji interfejsu oraz zapewnienia bezpieczeństwa połączenia;
2. analityczne (wydajnościowe) – służące do zbierania anonimowych lub pseudonimizowanych informacji o sposobie korzystania z Serwisu (np. liczba logowań, czas aktywności, błędy systemowe), wykorzystywane wyłącznie w celu poprawy funkcjonalności i stabilności działania TutorPool;
3. funkcjonalne – umożliwiające zapamiętanie indywidualnych ustawień Użytkownika (np. filtry wyszukiwania, preferowany widok, tryb ciemny/jasny, język interfejsu) oraz dostosowanie środowiska pracy do jego preferencji;
4. opcjonalne statystyczne lub rozwojowe – wykorzystywane przez Administratora w ramach narzędzi wewnętrznych w celu udoskonalania działania i ergonomii Serwisu oraz optymalizacji procesów organizacyjnych.

2. Administrator nie prowadzi profilowania komercyjnego ani nie wyświetla treści reklamowych pochodzących od podmiotów trzecich; ewentualne pliki śledzące używane są wyłącznie w celach statystycznych i bezpieczeństwa.

6. Szczegółowe informacje o wykorzystywanych plikach cookies w ramach TutorPool są dostępne w ustawieniach plików cookies, które można otworzyć w dowolnym momencie z poziomu interfejsu użytkownika. Panel ten zawiera aktualną listę kategorii plików cookies stosowanych przez Serwis, wraz z ich opisem, czasem przechowywania i wskazaniem dostawcy (jeśli dotyczy). Użytkownik ma możliwość samodzielnego zarządzania ustawieniami plików cookies w dowolnym momencie.

7. Ograniczenie lub wyłączenie obsługi plików cookies może spowodować, że niektóre funkcje Serwisu – zwłaszcza te wymagające uwierzytelnienia użytkownika, utrzymania sesji lub zapamiętywania ustawień interfejsu – nie będą działały prawidłowo.

§11. Zmiany Polityki

1. Polityka jest na bieżąco weryfikowana i w razie potrzeby aktualizowana. Może to być spowodowane zmianami w przepisach prawa, nowymi procesami przetwarzania, zmianami w Serwisie, zmianą danych Administratora lub wewnętrznymi zmianami biznesowymi.

2. Polityka prywatności w tym brzmieniu obowiązuje od dnia 14.11.2025 r.